A Nota fiscal eletrônica, popularmente conhecida como NF-e, teve seu projeto iniciado no ano de 2004, a fim de promover soluções administrativas para as principais esferas governamentais do país, como o governo federal, estadual, municipal e do Distrito Federal.

O objetivo principal do projeto era estimular uma maior integração administrativa, mais padronização, melhor qualidade das informações e, consequentemente, melhorar a eficiência nas fiscalizações, com o cruzamento dos dados contábeis das empresas em grande escala.

Diante das soluções propostas no final de agosto de 2005, durante o Encontro Nacional de Administradores Tributários (mais conhecido como ENAT), foi assinado o protocolo que instituía a criação da nota fiscal eletrônica. Em setembro de 2006, foram emitidas as primeiras unidades.

A implementação da NF-e se deu de forma gradativa ao longo dos anos. Inicialmente, era obrigatória a emissão desse modelo apenas para companhias que exerciam atividades operacionais, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Com o decorrer do tempo, no entanto, mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, como é o caso de optantes pelo Simples Nacional e do MEI (Microempreendedor Individual).

Entretanto, para empresas que ainda não estão na listagem da obrigatoriedade, é possível aderir ao projeto facultativamente. Isso porque o modelo possui uma série de benefícios para as companhias, como explicaremos melhor ao longo deste artigo.

O fato é que muitos empreendedores têm uma série de dúvidas a respeito de como funciona a nota fiscal eletrônica. E, pensando nisso, levantamos as principais informações que você precisa saber sobre a NF-e. Vamos lá?

O que é nota fiscal eletrônica?

 Trata-se de um documento fiscal digital que substitui grande parte das tradicionais notas de papel. De forma simplificada, a NF-e existe unicamente em suporte digital e tem por objetivo documentar as operações que envolvem a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços pela empresa.

Além disso, é por meio da nota fiscal que os órgãos fiscalizadores passam a ter um maior controle sobre a tributação e o recolhimento de impostos. Isso significa que a não utilização da NF-e implica em sonegação fiscal.

O que é preciso para emitir NF-e?

Basicamente, são necessários três itens para que uma empresa possa emitir nota fiscal eletrônica:

– Um cadastro realizado junto à Secretaria da Fazenda do estado do emitente;
– Certificado digital;
– Um software para emissão de NF-e.

Após isso, o processo é simples e rápido, já que não precisa de uma impressora fiscal. Assim:

– A empresa, por meio do software, vai gerar um arquivo digital com os dados e as informações das operações realizadas;
– O arquivo deve, obrigatoriamente, ser assinado por um certificado digital, garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor;
o documento digital gerado é transmitido, pela internet, para a SEFAZ da UF do contribuinte emitente;
– Instantaneamente, a Secretaria realiza uma validação do arquivo e das informações enviadas, devolvendo uma autorização de uso, sem a qual a empresa não pode liberar o trânsito da mercadoria;
– Para que o produto possa ser liberado, a companhia imprime o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum.

O que é e para que serve um certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que serve para assinar digitalmente as transações online. Falando especificamente das notas fiscais eletrônicas, é ele que comprova e garante a validade jurídica da operação. Os principais tipos desse documento são:

– e-CNPJ: funciona como um CNPJ virtual e serve para a emissão de nota fiscal eletrônica, transmissão de escrituração fiscal digital e obrigações acessórias;
– e-CPF: da mesma forma que o anterior, funciona como um CPF virtual utilizado para entregar declarações de renda e demais documentos eletrônicos que exijam uma assinatura digital.

Pequenas e médias empresas podem emitir a NF-e?

Não há nenhum tipo de restrição quanto ao porte das empresas para aderir à emissão de NF-e. Mesmo que o negócio não esteja listado como obrigatório, é possível requerer à Secretaria da Fazenda o credenciamento e passar a utilizar o documento digital.

No entanto, é preciso deixar bem claro que, para emitir a NF-e, é necessário possuir certificação digital do tipo A1 (arquivo digital armazenado no próprio computador) ou A3 (mídia do tipo token ou smart card), além de adquirir um software de faturamento para a impressão.

Irregularidade fiscal impede a emissão?

Não. O requisito essencial para emitir uma nota fiscal eletrônica diz respeito tão somente à empresa estar inscrita na Secretaria da Fazenda de onde está sediada, não havendo nenhum outro tipo de impedimento para o processo.

Quais são as vantagens?

Não há dúvida de que a nota fiscal eletrônica representa um avanço no sentido de simplificar todo o processo de informar os dados das vendas para a Receita. Mas, muito mais do que isso, significa também aumento na agilidade do dia a dia e redução de custos, com a eliminação do papel e de impressoras especiais.

Além da praticidade na rotina de uma organização, a empresa reduz significativamente, por meio da digitalização desse procedimento, a probabilidade de cometer erros nos processos fiscais e tributários. Somam-se a essa vantagem a maior credibilidade que a companhia passa para o mercado e os clientes e a maior eficiência nos controles operacionais.

Para empresas que trabalham com o envio ou o recebimento de mercadorias, a nota fiscal eletrônica é uma forte aliada nos processos logísticos. Por se tratar de um arquivo digital, ele pode ser antecipadamente encaminhado aos postos de fiscalização e recebimento, agilizando o transporte e a descarga dos produtos.

Entre os principais benefícios do modelo, podemos destacar:

– Redução de gastos com a aquisição de impressoras e a utilização de papel;
possibilidade de armazenar o documento pelo meio eletrônico, dispensando a aquisição de arquivos e ficheiros ou a manutenção de outros locais;
– Integração das informações, ou seja, se a empresa for compradora de um produto, não haverá a necessidade de digitação no momento em que a mercadoria é recebida, uma vez que os dados gerados na NF-e pelo emissor podem ser utilizadas pelo comprador, eliminando erros e retrabalhos;
– Envio de NF-e por e-mail, excluindo gastos com sedex ou motoboy;
autenticação e validação jurídica do documento fiscal sem a necessidade de cartórios, já que a nota fiscal é assinada eletronicamente.

A NF-e substitui 100% a nota física?

Atualmente, a NF-e substitui as notas modelo 1 ou 1A, usadas para regulamentar operações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Nesses casos, a NF-e supre totalmente a necessidade de emitir uma nota física.

No caso do destinatário, que receberá a nota fiscal eletrônica, compete a obrigatoriedade de realizar a consulta e autenticar a validade do arquivo. Para isso, basta acessar o portal nacional e, por meio do aplicativo visualizador, fazer a consulta.

Varejistas também são obrigados a emitir NF-e?

Com exceção das operações de vendas a órgãos públicos, do comércio exterior, de clientes de estados diferentes e de modelos de negócio atacadistas, empresas de varejo não são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica, Nesses casos, a nota fiscal de venda continua sendo emitida no modelo 2, em papel. A emissão da Nota Fiscal Eletrônica tem exceções em alguns estados.

O que é uma Danfe?

 O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, conhecido pela sigla Danfe, é uma versão física da nota eletrônica. Ele contém as principais informações do arquivo, além de uma chave numérica para a consulta do documento eletrônico.

A Danfe serve para acompanhar a mercadoria em trânsito, ajudar na escrituração das operações documentadas e comprovar a entrega de mercadorias ou prestações de serviços.

Quais os problemas comuns na emissão da NF-e e como evitá-los?

Denegação
A denegação da NF-e acontece quando a Secretaria da Fazendo não autoriza sua operação. Isso acontece devido a irregularidades no cadastro do destinatário e, para minimizar tais problemas, o recomentado é possuir um serviço de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Erro 90
Trata-se de uma falha ocasionada por conta do certificado digital — que pode não funcionar ou não existir no momento da emissão da nota fiscal eletrônica. Na maioria dos casos, isso ocorre por conta do vencimento do certificado contratado, sendo necessário que a empresa contate o fornecedor para regularizar o processo.

Preenchimento de NCM
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código usado para identificar mercadorias em processos de exportação e importação. Portanto, um erro comum na emissão das notas fiscais eletrônicas — também passível de multas — é não preencher corretamente os campos referentes à NCM.

Não arquivamento da nota fiscal eletrônica
De acordo com a legislação brasileira, a empresa deve, obrigatoriamente, armazenar a nota fiscal eletrônica no modelo XML por um período de cinco anos. Contudo, um dos equívocos mais comuns é o de não realizar esse procedimento: a companhia fica, assim, passível de multas que podem passar de R$1.000,00.

Vale salientar que a nota fiscal eletrônica é uma conquista em termos de modernização e controle, portanto é importante que cada empresário faça sua parte, mantendo uma gestão minuciosa e emitindo corretamente o documento. Dessa forma, todas as partes (compradores e fornecedores) saem beneficiadas.

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